Da der Familienstand im Melderegister gespeichert ist, müssen alle Personenstandsfälle (Geburt, Tod, Heirat, Scheidung) dort erfasst werden. Die Erfassung erfolgt ausschließlich auf Grundlage von Urkunden der in- und ausländischen Standesämter.

Beurkundung in Deutschland

Personenstandsfälle, die bei einem deutschen Standesamt beurkundet wurden, werden der Meldebehörde in der Regel unmittelbar durch das Standesamt mitgeteilt, wodurch eine Vorlage der Urkunde nicht grundsätzlich erforderlich ist. Es wird jedoch empfohlen, vorhandene Personenstandsurkunden bei aus anderen Gründen notwendigen Vorsprachen trotzdem mitzubringen.

Beurkundung im Ausland

Zur Erfassung von Personenstandsfällen, die ausschließlich im Ausland beurkundet wurden, muss die ausländische Originalurkunde sowie ggf. eine deutsche Übersetzung und ein Echtheitsnachweis beim Bürgerservice oder bei einem Bezirksamt vorgelegt werden.

 

Übersetzung

Bei ausländischen Urkunden muss grundsätzlich neben der Originalurkunde eine deutschsprachige Übersetzung der Urkunde vorgelegt werden. Es werden ausschließlich Übersetzungen akzeptiert, die von in Deutschland gerichtlich anerkannten Übersetzer*innen angefertigt oder bestätigt wurden. Eine Liste mit gerichtlich anerkannten Übersetzer*innen kann unter www.gerichts-dolmetscher.de eingesehen werden.

Die Vorlage einer Übersetzung entfällt, wenn die vorgelegte ausländische Urkunde

• bereits auf Deutsch ausgestellt ist (gilt auch für mehrsprachige Urkunden) oder
• der Urkunde ein von der ausstellenden Behörde ausgestelltes Formular als Übersetzungshilfe nach EU-Richtlinien beiliegt.

 

Echtheitsnachweis (Urkunden aus EU-Staaten)

Urkunden, die von Mitgliedstaaten der europäischen Union ausgestellt wurden, benötigen in der Regel keinen besonderen Echtheitsnachweis.

Echtheitsnachweis (Urkunden aus Nicht-EU-Staaten)

Urkunden, die von Nicht-EU-Staaten ausgestellt wurden, werden nur unter bestimmten Voraussetzungen anerkannt:

1. Legalisation

Urkunden aus Nicht-EU-Ländern werden grundsätzlich nur anerkannt, wenn sie von der für den Ausstellungsort zuständigen deutschen Auslandsvertretung legalisiert wurden, es sei denn, sie sind aufgrund eines Abkommens von der Legalisation befreit oder die deutsche Auslandsvertretung hat das Legalisationsverfahren eingestellt. Eine Legalisation wird unter anderem für Urkunden aus folgenden Ländern verlangt:

• • Ägypten
  • Kanada
  • Libanon
  • Marokko
  • Syrien (erfolgt derzeit über die deutsche Botschaft in Beirut, Libanon)
  • Vietnam

Informationen zum Legalisationsverfahren finden sie auf der jeweiligen Internetseite der zuständigen deutschen Botschaft bzw. des zuständigen deutschen Konsulates.

2. CIEC-Urkunden

Urkunden, die nach dem Muster des Übereinkommens der Internationalen Kommission für das Zivil- und Personenstandswesen (CIEC) ausgestellt wurden, sind von der Legalisation befreit und benötigen keinen weiteren Echtheitsnachweis. Vertragsstaaten des Übereinkommens sind neben zahlreichen EU-Ländern z. B.:

• • Bosnien-Herzegowina
  • Montenegro
  • Nordmazedonien
  • Serbien
  • Türkei

3. Apostille

Urkunden, die mit einer sogenannten „Haager Apostille“ nach dem entsprechenden Übereinkommen versehen sind, benötigen keine Legalisation, es sei denn, Deutschland hat einen Einspruch gegen den Beitritt des Ausstellungsstaates zum „Haager Übereinkommen“ eingelegt.

Das Haager Übereinkommen gilt in Deutschland unter Anderem im Verhältnis zu folgenden Staaten:

• • Brasilien
  • China (Volksrepublik)
  • Großbritannien
  • Japan
  • Mexiko
  • Russland
  • Südkorea (Republik Korea)
  • Ukraine
  • USA

Es wird darauf hingewiesen, dass die Urkunden ausschließlich von einer Behörde des Ausstellungsstaates mit einer Apostille versehen werden können und die Apostille ebenso wie die eigentliche Urkunde in Übersetzung (s. oben) vorgelegt werden muss.

Weder die Stadt Aachen noch die deutschen Auslandsvertretungen in den Ausstellungsländern können bei der Beschaffung der Apostille behilflich sein.

 

4. Globalüberprüfung

Da die deutschen Botschaften festgestellt haben, dass in einigen Ländern die Voraussetzungen für eine Legalisation nicht gegeben sind, wurde das Legalisationsverfahren in diesen Ländern eingestellt. Für Urkunden aus diesen Ländern muss vor der Eintragung des Personenstandsfalles ins Melderegister eine sogenannte Globalüberprüfung durchgeführt werden.

Dieses Verfahren ist derzeit u. A. für Urkunden aus folgenden Staaten erforderlich:

• • Ghana
  • Indien
  • Kamerun
  • Kongo
  • Nigeria
  • Pakistan

Zur Einleitung der Überprüfung müssen die betreffenden Urkunden sowie ggf. weitere Unterlagen bei der Meldebehörde vorgelegt werden. Die Unterlagen werden dann im Original an die zuständige deutsche Auslandsvertretung übersandt, die eine Einzelfallprüfung der Urkunde vornimmt und eine Stellungnahme zur Echtheit abgibt.

Die Gebühren für die Überprüfung sind von der betroffenen Person zu tragen und vor Einleitung der Überprüfung als Sicherheitsleistung bei der Meldebehörde zu hinterlegen.

Die erforderlichen Unterlagen und die Höhe der Gebühren hängen vom Ausstellungsort der Urkunde ab und können auf dem jeweiligen Merkblatt der zuständigen deutschen Auslandsvertretung nachgelesen werden. Eine Übersicht über die Merkblätter der betroffenen Auslandsvertretungen finden Sie auf der Webseite des Auswärtigen Amtes.

Weitere Informationen

Die o. g. Informationen sind ohne Gewähr und beziehen sich auf den Kenntnisstand der Meldebehörde zum Zeitpunkt der Eintragung. 

Weitergehende Informationen zur Anerkennung ausländischer Urkunden in Deutschland finden Sie:

• Auf den Internetseiten des Auswärtigen Amtes
• In der Länderliste des OLG Köln (bezüglich Anerkennung von im Ausland geschlossenen Ehen)
• In der Länderliste des OLG Düsseldorf (bezüglich Anerkennung von Scheidungen im Ausland)