Beglaubigung (Kopien)



Eine Fotokopie eines Dokumentes kann grundsätzlich amtlich beglaubigt werden, wenn das Original von einer deutschen Behörde ausgestellt wurde oder die Kopie bei einer deutschen Behörde vorgelegt werden muss.


Es liegt jedoch im Ermessen der Behörde, ob sie eine Kopie im Einzelfall beglaubigt, ein Rechtsanspruch besteht nicht. Die Entscheidung, ob eine Kopie beglaubigt wird, kann immer erst bei Vorlage des Dokumentes getroffen werden.

 

Ausschlussgründe

Amtliche Beglaubigungen von Fotokopien sind nicht zulässig, wenn:

  • das vorgelegte Dokument weder von einer deutschen Behörde ausgestellt wurde noch bei einer deutschen Behörde vorgelegt werden muss,
    (z. B. Arbeitszeugnis eines privaten Arbeitgebers für einen anderen privaten Arbeitgeber, Finanzierungsunterlagen zur Vorlage bei Banken, etc.)

  • die Kopie nicht exakt und vollständig mit dem Original übereinstimmt,

  • es sich um amtliche Dokumente handelt, bei denen die Ausstellung beglaubigter Abschriften der registerführenden Behörde vorbehalten ist,
    (z. B. Geburts-, Heirats- und Sterberurkunden, Auszüge aus dem Handels- und Vereinsregister, etc.)

  • Umstände die Annahme rechtfertigen, dass das ursprüngliche Dokument verändert wurde,
    (z. B. handschriftliche Ergänzungen/Durchstreichungen in gedruckten Dokumenten)

  • Umstände die Annahme rechtfertigen, dass der Zusammenhang eines mehrseitigen Dokumentes (zeitweise) aufgehoben wurde,
    (bitte die Hinweise zu mehrseitigen Dokumenten weiter unten beachten) 

  • das ursprüngliche Dokument nicht in deutscher Sprache ausgestellt ist,

  • oder wenn sonstige Beglaubigungsverbote bestehen.


In Fällen, in denen eine amtliche Beglaubigung nicht möglich ist, kann eine Kopie ggf. durch einen Notar (m/w/d) öffentlich beglaubigt werden.

benötigte Unterlagen

  • Personalausweis oder Reisepass der anwesenden Person

  • Original-Dokument(e)

  • Kopien der Original-Dokumente
    (können gegen erhöhte Gebühr auch vor Ort angefertigt werden)

  • Ggf. Vollmacht und Ausweis- bzw. Passkopie des Dokumenteninhabers/der Dokumenteninhaberin

 

Hinweise zu mehrseitigen Dokumenten

Der Zusammenhang eines mehrseitigen Original-Dokumentes darf zu keinem Zeitpunkt aufgehoben werden, auch nicht zur Vereinfachung des Kopiervorgangs. Sobald Umstände die Annahme rechtfertigen, dass der Zusammenhang eines Original-Dokumentes zetiweise aufgehoben wurde (z. B. Spuren entfernter Heftklammern), dürfen Kopien des Dokumentes nicht mehr beglaubigt werden.

Bitte bringen Sie selber angefertigte Kopien als einzelne Seiten ohne Heftung oder sonstige Verbindung mit. Die gesiegelte Verbindung der einzelnen Seiten erfolgt im Rahmen der Beglaubigung.

Alle bedruckten Seiten des Originals müssen auch auf der Kopie abgebildet sein. Es ist nicht zulässig, anteilige Kopien zu beglaubigen.

Gebühren

Die Beglaubigung kostet je nach Art des Dokumentes und Anzahl der benötigten Kopien zwischen 2,50 € und 3,50 € je bedruckter Seite. Das Anfertigen von Kopien kostet 1,10 € für die erste und 0,55 € für jede weitere Seite.

Kopien von Zeugnissen Aachener Schulen und Hochschulen werden gebührenfrei beglaubigt, wenn diese für Bewerbungszwecke oder zur Vorlage bei anderen Schulen bzw. Hochschulen benötigt werden.

Weiterhin erfolgen Beglaubigungen für Zwecke der gesetzlichen Rentenversicherung gebührenfrei beim Servicebereich Versicherungsamt.

 

Bearbeitungsdauer

Die Beglaubigung von Kopien erfolgt in der Regel sofort. Bei größerem Umfang und/oder hohem Publikumsaufkommen kann es jedoch erforderlich sein, die Kopien zu hinterlegen. Sie werden in diesem Fall benachrichtigt, sobald die beglaubigten Kopien abgeholt werden können. Die Bearbeitung erfolgt dann im Rahmen der Möglichkeiten, die Bearbeitungsdauer hängt von der Menge ab.

 

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Gebühren

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