Übernahme elektronischer Unterlagen, Informationen und Hilfsmittel, Beratung in Fragen der Aussonderung elektronischer Unterlagen

Das Stadtarchiv ist Ansprechpartner für den Umgang und den Erhalt elektronischer Verwaltungsunterlagen und Daten in den Fachbereichen. Dies betrifft:

– alle aktenrelevanten Daten aus Fachverfahren und Mails sowie digitale Aktenbestandteile auf Datenträgern in Hybridakten (Fotos, Grafiken, Tabellen etc. zu Vorgängen, z.B. auf Diskette, CD-ROM, USB-Stick in einer anlogen Akte) oder

– Teile von Akten bzw. Vorgängen, die nur in elektronischer Form als Datei in der persönlichen Dateiablage o. ä. vorliegen, aber nicht in Form eines Ausdrucks in die Papierakten gegeben wurden und ohne die die Akte unvollständig wäre.

Ebenso wie Papierdokumente sind auch diese elektronischen Unterlagen nach dem Ablauf der Aufbewahrungsfrist dem Stadtarchiv zur Übernahme in das Digitale Stadtarchiv anzubieten, auch bei Löschvorschriften.

Das Stadtarchiv benennt Möglichkeiten zum dauerhaften Erhalt der Speichermedien und zur langfristigen Lesbarkeit von Dateien durch die Auswahl eines möglichst langzeitstabilen Dateiformats der vorhandenen elektronischen Datensammlungen.

Bitte beachten Sie, dass die Ablage bzw. Speicherung von für die Sachbearbeitung nicht mehr benötigten Dateien, elektronischen Unterlagen und Daten in den sog. Archivsystemen der verwendeten Dokumentenmanagementsysteme, Fachverfahren usw. eine gesetzeskonforme elektronische Langzeitarchivierung im Sinne des Archivgesetzes NRW nicht ersetzt!

Grundlagen für einen zukünftigen elektronischen Aussonderungsprozess sollten bereits bei der Erzeugung der elektronischen Unterlagen vorliegen. Der langfristige Datenerhalt in der Behörde sowie die Anbietung und Aussonderung elektronischer Akten bedürfen der frühzeitigen Beteiligung des Stadtarchivs. Dies dient der Sicherstellung von Datenstruktur und Datenqualität sowie der Kostenreduzierung für notwendige Systemanpassungen und Datenmigration bei der späteren elektronischen Langzeitarchivierung von archivwürdigen elektronischen Unterlagen im digitalen Archiv.

Das Stadtarchiv gibt Auskunft hinsichtlich benötigter Systemvoraussetzungen, Datenstrukturen und festzulegender Metadaten bei einzuführenden Fachverfahren und Datenbanksystemen.

Das Stadtarchiv Aachen berät bei Fragen hinsichtlich elektronischer Unterlagen und elektronischer Aktenführung sowie Strukturierung und Pflege der entsprechenden Ablagen gerne auch persönlich vor Ort.

Es bietet außerdem Unterstützung bei der Entwicklung geeigneter Konzepte zur Einführung neuer elektronischer Systeme, Akten und Fachverfahren in den Ämtern, Fachbereichen und Eigenbetrieben.